Современные подходы к управлению документооборотом в организации

Управление документооборотом — это процесс, который включает в себя создание, хранение, обработку и уничтожение документов. Он необходим для обеспечения эффективного функционирования организации и контроля за выполнением ее задач.

На каждом этапе существует своя специфика:

• создание документов — это этап, на котором определяются требования к документу, его содержание и форма:
• регистрация — система, позволяющая отслеживать движение документов и контролировать их исполнение.
• обработка — это все стадии, через которые обычно проходит деловая документация (согласование, утверждение, подписание и т.д.);
• хранение — важный этап, который должен обеспечить защиту документов от пожара, затопления и других чрезвычайных ситуаций, с одной стороны, и доступ к ним исключительно на основе соблюдения правил конфиденциальности — с другой;
• уничтожение по истечении срока хранения (выполняется в соответствии с установленными правилами).

Современные подходы к управлению документооборотом и делопроизводством включают в себя использование электронных систем хранения и обработки документов, а также автоматизацию процессов создания, регистрации и обработки документов. Это позволяет сократить время на выполнение операций с документами и повысить эффективность работы организации в целом.

Кто поможет организовать делопроизводство

Грамотный документооборот — это готовность организации и к проверкам, и к развитию бизнеса, и к реструктуризации. Однако выстроить эту специализированную службу непросто, поэтому сегодня компании нередко прибегают к консалтинговым услугам.

Профессионалы изучат бизнес-процессы компании-клиента и, исходя проведенного их анализа:

• проведут аудит документооборота с выдачей рекомендаций по его улучшению;
• разработают организационную структуру новой службы (необходимый штат и регламенты работы);
• обучат сотрудников правильному ведению документооборота с учетом специфики бизнес-процессов.

Еще более эффективным станет решение передать этого сегмент на аутсорсинг. Это гарантирует устранение всех «узких» мест в существующей системе, оперативное внедрение в документооборот новейших практик, оптимизацию расходов за счет исключения из штата занятых рутинной работой людей и перемещения фокуса на ведущих специалистов.